Das Audit soll in wenigen Wochen stattfinden, doch in der Dokumentenprüfung gibt es mehrere Haupt- oder Nebenabweichungen und der Auditor hat noch Nachforderungen. In der Maßnahmezulassung klemmt es beim Konzept, bei der Kalkulation oder der Begründung für die Zulassung über dem BDKS. Wenn es bei der AZAV-Zulassung knirscht, ist strukturiertes Vorgehen wichtiger als Aktionismus. Anhand von fünf typischen Szenarien, die uns in der Beratungspraxis immer wieder begegnen, zeigen wir auf, worauf es jetzt ankommt und wieso strukturiertes Vorgehen bei der Lösung der Zulassungsprobleme zum Ziel führt.
Apropos Abweichung
Im Rahmen der Träger- und Maßnahmezulassung arbeiten die fachkundigen Stellen mit festgelegten Prüf- und Zulassungsverfahren. Wie diese im Detail aufgebaut sind, unterscheidet sich von FKS zu FKS. Häufig finden sich entsprechende Ablaufbeschreibungen bereits auf den Websites – etwa unter Bezeichnungen wie „Ablauf der AZAV-Trägerzulassung“ oder „Ablauf der AZAV-Maßnahmezulassung“.
Vereinfacht gesagt durchläuft eine Zulassung mehrere Prüf- und Feedbackschleifen, bevor das Zertifikat erteilt wird. Bei einer Trägerzulassung werden nach Einreichung des Antrags und der QM-Dokumentation zunächst die erforderlichen Unterlagen geprüft. Dabei geht es unter anderem darum, ob die gesetzlichen Anforderungen, die AZAV, die Empfehlungen des AZAV-Beirats sowie die jeweiligen Vorgaben der fachkundigen Stelle berücksichtigt wurden.
Anschließend erfolgt die eigentliche Dokumentenprüfung des QM-Systems. Je nach Verfahren der FKS prüft ein Auditor oder eine Auditorin die eingereichten Unterlagen inhaltlich und bewertet, ob die Anforderungen an die Trägerzulassung nachvollziehbar umgesetzt wurden. Daraus können Rückfragen, Nachforderungen oder auch Abweichungen entstehen. Erst danach folgt das eigentliche Audit bzw. die Vor-Ort-Prüfung. Bei den fachkundigen Stellen schließen sich vor der endgültigen Zulassungsentscheidung noch interne Freigabe- oder auch Vetoprüfungen an.
In diesen Phasen gibt es regelmäßig Gelegenheit, auf fehlende Unterlagen, Rückfragen oder festgestellte Abweichungen zu reagieren. Vergleichbar ist es bei der Maßnahmezulassung: Auch dort werden Konzept, Kalkulation und weitere Nachweise geprüft und gegebenenfalls mehrfach überarbeitet, bevor die Zulassung ausgesprochen wird.
Gerade Träger, die ein Zulassungsverfahren zum ersten Mal durchlaufen, sind deshalb manchmal überrascht oder enttäuscht, wenn ein Antrag nicht unmittelbar zum Zertifikat führt. Rückfragen oder Nachforderungen sind jedoch keineswegs ungewöhnlich. Auch bei gut vorbereiteten Anträgen kommt es regelmäßig vor, dass die fachkundige Stelle einzelne Punkte erläutert, ergänzt oder angepasst haben möchte.
Das Verfahren kann dadurch aufwendig sein und Zeit – manchmal auch Nerven – kosten. Gleichzeitig liegt darin ein Vorteil: An mehreren Stellen prüfen Personen die Unterlagen, deren Aufgabe genau darin besteht, die Einhaltung der Zulassungsanforderungen zu bewerten. Dadurch entsteht ein formalisiertes Verfahren mit vergleichbaren Prüfmaßstäben und einem Mindestmaß an Qualitätssicherung.
Szenario 1: Das Audit steht bevor, die Unterlagen sind unvollständig
Die Zertifizierungsstelle bzw. der Auditor haben den Termin bestätigt. Jetzt zeigt sich, was sich über Monate angesammelt hat: Verfahrensanweisungen sind veraltet, Nachweise zu Dozenten fehlen, die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems ist lückenhaft.
Der erste Fehler in dieser Situation ist Panik – der zweite ist der Versuch, alles gleichzeitig zu reparieren. Auditoren prüfen nach System, nicht nach Vollständigkeit um jeden Preis. Was zählt: Nachvollziehbarkeit, Konsistenz und das erkennbare Bemühen um ein funktionierendes QM-System.
Was hilft: eine strukturierte Lückenanalyse nach den AZAV-Anforderungen, Priorisierung nach Auditrelevanz und – falls nötig – eine offene, dokumentierte Begründung für noch laufende Maßnahmen. Auditoren akzeptieren Prozesse in der Implementierung. Was sie nicht akzeptieren: Dokumente, die erkennbar kurz vor dem Termin zusammengestückelt wurden und inhaltlich nicht konsistent sind.
Szenario 2: Haupt- oder Nebenabweichungen in der Dokumentenprüfung
„Es fehlt X und Y“ ist eine Rückmeldung, die präzise klingt – aber in der Praxis oft interpretationsbedürftig ist. Was meint der Auditor damit genau? Fehlt das Dokument vollständig, ist es inhaltlich unvollständig, oder entspricht es formal nicht den Anforderungen?
Bildungsträger machen hier einen häufigen Fehler: Sie ergänzen das Fehlende schnell und schicken es ein – ohne zu prüfen, ob das neue Dokument zum Rest der Dokumentation passt. Das Ergebnis: Der Mangel ist formell behoben, aber ein neuer inhaltlicher Widerspruch entsteht.
Jede Nachlieferung sollte deshalb im Kontext der Gesamtdokumentation geprüft werden. Ein einzelnes Dokument ist nie isoliert – es steht in Bezug zu Verfahrensanweisungen, Konzepten und Nachweisen.
Tipp: Prüfen Sie Ihre QM-Unterlagen vor der Einreichung bei der fachkundigen Stelle zur AZAV-Zulassung mit unserer detaillierten QM-Checkliste.
Szenario 3: Maßnahmezulassung – Konzept und Kalkulation passen nicht zusammen
Die fachkundige Stelle prüft eingereichte Maßnahmekonzepte nicht nur inhaltlich, sondern auch auf innere Konsistenz. Wenn eine Maßnahme intensive Einzelcoachings vorsieht, im Kostenplan aber nur Gruppenunterricht kalkuliert ist, fällt das auf. Wenn das Konzept intensive Betreuungsintensität beschreibt, die Kalkulation aber mit Minimalressourcen arbeitet, entsteht ein inhaltlicher Widerspruch, den die FKS benennen muss.
Das ist kein formeller Fehler – das ist ein strukturelles Problem. Konzept und Kalkulation müssen voneinander abgeleitet sein. Der Kostenplan ist keine separate Tabelle, sondern die zahlenmäßige Übersetzung des pädagogischen Konzepts.
Was in dieser Situation hilft: Konzept und Kalkulation parallel überarbeiten, nicht nacheinander. Was das Konzept in Bezug auf Maßnahmeziel, -inhalt und -zielgruppe in Textform beschreibt, muss die Kalkulation in Zahlen ausdrücken. Beides muss daher zueinander kongruent sein. Und: Die Kalkulation muss begründbar bzw. belegbar sein – jede Position, jeder Ansatz.
Szenario 4: Begründung für die Überschreitung des BDKS fehlt oder überzeugt nicht
Der Bundesdurchschnittskostensatz (BDKS) ist die Referenzgröße, an der die Bundesagentur für Arbeit Maßnahmekostenansätze misst. Wer bis zu 25 % darüber liegt, ist grundsätzlich zulässig – muss diese Kostenüberschreitung aber (nachweisbar) begründen. Die Entscheidung über die Anerkennung der Kosten bis 25 % über dem BDKS liegt im Ermessen der fachkundigen Stelle.
Diese Begründung scheitert regelmäßig an zwei Mustern: Entweder sie ist zu allgemein („besondere Qualität der Maßnahme“) oder sie enthält inhaltlich richtige Punkte, die aber nicht in Bezug zur konkreten Kalkulation gesetzt werden.
Eine überzeugende Begründung für eine BDKS-Überschreitung benennt spezifisch, welche Elemente der Maßnahme (in der Kalkulation) welche Mehrkosten verursachen – und warum diese Mehrkosten für das Erreichen des Maßnahmeziels und in Bezug zur Zielgruppe notwendig sind. Personaleinsatz, Betreuungsschlüssel, Standortkosten, besondere Ausstattung – das sind nachvollziehbare Argumente.
Bei der Begründung der Kostenüberschreitung lohnt es sich, sich an den Vorgaben der AZAV § 3 Maßnahmezulassung zu orientieren. Dieser Paragraf 3 gibt folgende Sachverhalte als Begründung für besondere Aufwendungen vor und sollte daher die Basis für die Begründung üBDKS sein:
- einen notwendigen überdurchschnittlichen Einsatz von Personal,
- eine besondere räumliche Ausstattung,
- eine besondere technische Ausstattung oder
- eine besondere inhaltliche Ausgestaltung.
Als besondere Aufwendungen können auch Kosten anerkannt werden, die auf eine barrierefreie Ausgestaltung der Maßnahme oder auf eine begründete geringere Teilnehmerzahl zurückzuführen sind.
Die Begründung der Kostenüberschreitung ist dabei immer individuell für die jeweilige AZAV-Maßnahmezulassung zu betrachten. Eine Begründung, die immer und für alle Maßnahmen gilt, gibt es ebenso wenig, wie die Anerkennung der Begründung durch die FKS, nur weil diese bereits in der Vergangenheit bei einem anderen Träger oder FKS akzeptiert wurde.
Szenario 5: KI-gestützte Konzepte ohne roten Faden
Seit generative KI-Tools allgemein zugänglich sind, sehen wir eine neue Kategorie von Problemen: Konzepte, die sprachlich glatt und oftmals sehr umfangreich sind (über 20 Seiten sind keine Seltenheit) – aber inhaltlich keinen konsistenten Aufbau haben. Die Lernziele passen nicht zur Zielgruppe. Die Methodik spiegelt sich nicht im Ablaufplan. Die Kalkulation ist von einem anderen Konzept übernommen worden.
Die fachkundigen Stellen und Auditoren erkennen das. Nicht zwingend am Schreibstil, sondern an den inhaltlichen Brüchen, fehlenden Übergängen und der fehlenden Ableitung von Inhalten aus der Bedarfsanalyse.
KI ist ein legitimes Werkzeug zur Texterstellung. Aber das pädagogische Konzept selbst – die Entscheidungen über Zielgruppe, Methodik, Ablauf und Ressourcen – sollte von jemandem mit Expertise in der Maßnahmeentwicklung verantwortet werden. Sonst fehlt genau das, was FKS-Prüfer suchen: der rote Faden. Konzept werden dabei immer wieder mithilfe von KI nachbearbeitet und Versatzstücke hinzugefügt, die am Ende nicht mehr zusammenpassen.
Besonders kritisch kann es dann auch nach der Zulassung werden, wenn die im Konzept mit blumigen Worten formulierten Inhalte und Abläufe nichts mit der gelebten Praxis der Maßnahmedurchführung zu tun haben. Dies fällt einem beim nächsten Überwachungsaudit auf den Fuß.
Noch gravierender wird es jedoch, wenn der Prüfdienst AMDL der Bundesagentur für Arbeit vor der Tür steht. Der AMDL hat unter anderem die Aufgabe, die Maßnahme- und Durchführungsqualität beim Träger zu prüfen. Da die Bundesagentur i. d. R. die Kosten der Fortbildungen finanziert, hat diese ein legitimes Interesse an der Qualität der erbrachten Leistungen (für ihre Versicherten). Dabei ist das bei der FKS eingereichte und zertifizierte Maßnahmekonzept maßgeblich für die Prüfung. Sollten dann Konzept und Praxis des Bildungsträgers nicht zusammenpassen, ist man schnell in Erklärungsnot.
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Daniel Reichelt arbeitet seit 2007 in der Bildungsträgerlandschaft. Begonnen hat alles in einem Pilotprojekt für ein Berliner Jobcenter für Selbstständige. Daraus wurde dann später eine Vergabemaßnahme mit mehreren Hundert Teilnehmenden pro Jahr. Im Jahr 2014 gründete er zusammen mit Matthias Karkuschke die AKR Consult GbR als Bildungsträger in Berlin.
Seitdem verfügt das Unternehmen ununterbrochen über eine Trägerzulassung (u.a. in den Fachbereichen 1, 4 und 6 der AZAV sowie DIN EN ISO 9001). Fast 12 Jahre hat der Träger zahlreiche Vergabemaßnahmen mit mehreren Tausend Teilnehmern für verschiedene Jobcenter in Berlin und Potsdam sowie zeitweise an drei Standorten realisiert. Seit 2020 berät Daniel Bildungsträger mit der AKR Services GbR rund um die Themen Qualitätsmanagement, AZAV, DIN ISO 9001 und der AZAV-Maßnahmezulassung.
