Für die Antragsstellung auf Trägerzulassung müssen Unternehmen das Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität nach § 178 Nr. 4 SGB III i.V.m. § 2 Abs. 4 AZAV belegen. Die AZAV-Zertifizierung-Checkliste enthält unter anderem die Anforderungen, die an dieses Qualitätsmanagementsystem gestellt werden und die im Antrag dokumentiert werden müssen. Um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen alle Anforderungen des AZAV erfüllt und Ihre Dokumentation vollständig ist, können diese Punkte von Ihrem Auditor im Rahmen des internen Audits abgeprüft werden. Im Folgenden erklären wir die Interne Audits-Checkliste und listen Nachweise auf, die Sie erbringen müssen, wenn Sie sich als Träger zertifizieren lassen möchten.

Interne Audits: Checkliste und Anforderungen an das Qualitätsmanagement
Grundlage für die Checkliste ist die „Verordnung über die Voraussetzungen und das Verfahren zur Akkreditierung von fachkundigen Stellen und zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung – AZAV)“. Die Agentur für Arbeit stellt ein umfangreiches Dokument mit Empfehlungen des AZAV-Beirats nach § 182 SGB III zur Verfügung. In Abschnitt 2.1 sind Empfehlungen zur Antragstellung aufgelistet, die für interne Audits als Checkliste genutzt werden können. Die genannten Anforderungen werden von fachkundigen Stellen unabhängig vom verwendeten Qualitätssicherungssystem überprüft. Es gilt: Unternehmen können ihr System zur Qualitätssicherung nach § 178 Nr. 4 SGB III frei wählen. Die einzige verbindliche Anforderung: Mit dem System werden gemäß § 2 Abs. 4 AZAV zielgerichtete und systematische Prozesse und Maßnahmen angewendet, durch die jederzeit die Qualität der Arbeitsmarktdienstleistungen gewährleistet und kontinuierlich verbessert werden kann.
QM-Audit-Checkliste für den Antrag: Das muss dokumentiert werden
Die folgende QM-Audit-Checkliste für die AZAV-Zertifizierung umfasst Punkte, die in der Dokumentation enthalten sein sollten – inklusive kurzer Erklärung dazu. Wichtig: Nicht alle Punkte dieser Vorlage treffen in gleicher Weise und Ausprägung auf alle Träger zu. Im Rahmen des internen Audits bzw. einer ausführlichen AZAV-Beratung sollte vorab geklärt werden, welche Anforderungen Ihr Unternehmen in welcher Form erfüllen muss und welche konkreten Nachweise Sie erbringen müssen.
1. Leitbild, das kundenorientiert und auf die Eingliederung in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt gerichtet ist
- Unternehmensprofil: Unternehmensname, Adresse, verantwortliche Person
- Definition der Kunden des Unternehmens: Für welche Zielgruppe werden Produkte hergestellt bzw. Dienstleistungen angeboten? Welche Erwartungen haben die Kunden?
- Nachweis der Kundenorientierung: Wie geht das Unternehmen auf die Erwartungen der Kunden ein? Wie ist die Kundenorientierung im Prozess der Qualitätssicherung integriert?
- Ausrichtung des Leitbildes am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt: Welches Leitbild für die betriebliche Ausbildung oder Beschäftigung wurde in der Organisation etabliert? Welche Ziele, Fähigkeiten, Leistungen, Ausstattung und Auswahlkriterien für Arbeitskräfte bzw. Auszubildende wurden festgelegt? Wie richtet sich das Leitbild am aktuellen Ausbildungs- und Arbeitsmarkt aus?
- Kommuniziertes Leitbild: Wie wird das Leitbild intern und extern kommuniziert? In welchen Zeitabständen wird das Leitbild überprüft und bei Bedarf angepasst?
2. Unternehmensführung und -organisation sowie Unternehmensziele und eigene Qualitätsprüfungen
- Aufbau- und Ablauforganisation: Welche Unternehmensstruktur besteht (Aufbauorganisation)? Wie wird der Arbeitsprozess gestaltet (Ablauforganisation)? Welche Personen sind verantwortlich?
- Relevante Unternehmensziele: Welche Ziele sind relevant für den Fachbereich der Zulassung? Wie werden diese strategischen Zielvorhaben in der Praxis umgesetzt und überwacht?
- Überprüfung der Qualitätspolitik und Qualitätsziele: Welche internen Prozesse wurden etabliert, um Qualitätsziele festzulegen und regelmäßig zu überprüfen?
3. Zielorientiertes Konzept zur Qualifizierung und Fortbildung von Führungs-, Lehr- und Fachkräften
- Konzeption zur Personalentwicklung: Welche Maßnahmen werden zur Qualifizierung, Fort- und Weiterbildung des Personals umgesetzt? Wie wird die Personalpolitik gestaltet?
- Bedarfsermittlung: Welche Schulungen sind erforderlich für das Personal?
- Beurteilung: Wie wirksam waren die durchgeführten Qualifizierungen, Fortbildungen und Weiterbildungen?
4. Zielvereinbarungen, Zielerreichung und Steuerung fortlaufender Optimierungsprozesse
- Qualitäts- und Unternehmensziele: Welche messbaren Unternehmens- und Qualitätsziele hat sich das Unternehmen aktuell gesetzt? Welche Kennzahlen und Indikatoren werden erhoben? Welche Personen sind daran beteiligt?
- Zielerreichung: Wurden die Ziele erreicht? Wie wurde das überprüft?
- Weiterentwicklung und Korrektur: Welche Maßnahmen werden ergriffen, um die Ziele weiterzuentwickeln und bei Bedarf zu korrigieren? Wie werden die fortlaufenden Prozesse zur Optimierung gesteuert?
5. Berücksichtigung der Arbeitsmarkt-Entwicklung
- Aktuelle und systematische Analyse des Marktes: Welche Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt und/oder Ausbildungsmarkt sind momentan für die Kunden des Unternehmens relevant?
- Aktuelle und systematische Analyse kundenrelevanter Bedarfe: Wie werden kundenrelevante Bedarfe in Bezug zu den Zielsetzungen der Maßnahme gesetzt?
- Konzeption und Durchführung von Maßnahmen: Wie werden die Ergebnisse der Analyse kontinuierlich einbezogen bei der Konzeption und Durchführung von Maßnahmen der Arbeitsförderung?
6. Förderung der individuellen Prozesse zu Entwicklung, Eingliederung und Lernen
- Eignungsfeststellung bei Teilnehmenden: Welche Verfahren werden genutzt, um festzustellen, welche Teilnehmenden für die Maßnahme geeignet sind?
- Entwicklungs-, Eingliederungs-, Lehr- und Lernziele: Anhand welcher Verfahren werden die genannten Ziele hergeleitet?
- Konzeption der Maßnahmenangebote: Wie sieht das Verfahren zur Konzeption von Maßnahmen beim Träger aus? Wie werden dabei die individuellen Voraussetzungen der Teilnehmenden berücksichtigt?
- Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernbedarf: Wie werden die individuellen Bedarfe der Teilnehmenden ermittelt?
- Methodik: Welche Methodik wird eingesetzt? Wie wird sichergestellt, dass diese angemessen ist?
- Überwachung der Lernprozesse: Wie werden die Prozesse überwacht und der Lernprozess dokumentiert?
- Erfassung: Wie werden die Präsenz und Abbruchquoten von Teilnehmenden bei den Maßnahmen erfasst? Wie wird das Erreichen von Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lehrgangszielen dokumentiert?
7. Bewertung durchgeführter Maßnahmen und arbeitsmarktliche Ergebnisse
- Überwachung der Entwicklungs-, Eingliederungs- oder Lernprozesse der Teilnehmenden
- Teilnehmerpräsenz und Abbruchquoten: Erfassung der Teilnehmenden-Präsenz und Abbruchquoten bei den Maßnahmen
- Erfassung der Ergebnisse: Wurden Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernziele der Teilnehmenden erreicht? Ist die Maßnahmenqualität gewährleistet? Wurden die Ziele zur Eingliederung in den Ausbildungs- bzw. Arbeitsmarkt erreicht?
- Bericht zum Umgang mit Evaluierungsergebnissen: Wie wird mit den Ergebnissen umgegangen in Bezug auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zur Maßnahmen-Konzeption und -Durchführung?
8. Zusammenarbeit mit Dritten
- Bedarfsanalyse: Welche Methoden wurden angewendet, um den Bedarf der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Dritten zu ermitteln? Welche Ergebnisse lieferte die Analyse?
- Benennung: Mit welchen Dritten arbeitet das Unternehmen zusammen?
- Aktivitäten: Welche Aktivitäten wurden durchgeführt in Zusammenarbeit mit Dritten? Achtung: Hierbei die Datenschutzbestimmungen einhalten!
- Entwicklung: Wie wird die Zusammenarbeit mit Dritten bedarfsabhängig weiterentwickelt?
9. Befragung und systematisches Beschwerde-Management
- Regelmäßige Befragung der Teilnehmenden: Dokumentation über die Befragung der Teilnehmenden zur Durchführung der Maßnahme, zum Personal, zur räumlich-technischen Ausstattung und zum Ergebnis der Maßnahme.
- Regelmäßige Befragung des Personals: Dokumentation über die Befragung des mit der Organisation und Durchführung der Maßnahme betrauten Personals. Inhalte: Durchführung der Maßnahme, räumlich-technische Ausstattung und Ergebnisse der Maßnahme.
- Auswertung von Beschwerden: Welches System wurde zur quantitativen und qualitativen Auswertung von Beschwerden implementiert? Wie wird der Prozess nach der Ergebnis-Auswertung gestaltet?
- Vorbeugung und Korrektur: Welche Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen wurden umgesetzt? Wie sieht das System zur Einleitung und Verfolgung dieser Maßnahmen aus?

Checkliste für ein internes Audit für die ISO 9001-Zertifizierung
Das Qualitätsmanagementsystem Ihres Unternehmens können Sie nach den Standards der Norm ISO 9001:2015 zertifizieren lassen. Im Internet gibt es zahlreiche Checklisten für ein internes Audit für die ISO 9001-Zertifizierung. Diese dienen der Selbsteinschätzung des betreffenden Unternehmens. Die Anforderungen aus der Standard-Norm ISO 9001 decken sich teilweise mit denen aus der AZAV-Checkliste. Ist Ihr Qualitätsmanagement bereits nach ISO 9001 zertifiziert, können Sie die Angaben aus dem Bericht in die Dokumentation für die AZAV Träger-Zertifizierung übertragen. Sie müssen dann nur noch die spezifischen Angaben zu den Prozessen in Bezug auf Teilnehmende, Maßnahmen und den Arbeitsmarkt ergänzen. Ist Ihr Qualitätsmanagementsystem bisher nicht nach ISO 9001 zertifiziert, kann die oben stehende QM-Audit-Checkliste als erster Schritt dienen.
Hilfe bei der Vorbereitung interner Audits und bei der Umsetzung der AZAV-Checkliste
Sie wollen Ihre AZAV-Zulassung optimal vorbereiten und wünschen sich ein ausführliches AZAV-Handbuch mit noch mehr Hinweisen und Tipps zu erforderlichen Dokumenten, gesetzlichen Anforderungen und Inhalten? Wir sind gern an Ihrer Seite.
Als erfahrener AZAV-Berater begleiten wir Unternehmen seit Jahren erfolgreich zur AZAV-Zulassung. Verlassen Sie sich auf unser Know-how und unser stets aktuelles Fachwissen.
Sie benötigen Unterstützung bei Ihrem internen Audit und der Abarbeitung der AZAV-Checkliste? Als berufener externer Auditor für AZAV und DIN EN ISO 9001 beantworten wir gern Ihre Fragen oder übernehmen interne Audits für Sie.
Auch nach der Träger-Zertifizierung bleiben Sie bei Prüfungen durch den Prüfdienst AMDL dank unserer Experten bei AKR Services ganz entspannt.
Ihr Ansprechpartner
Matthias Karkuschke

Fordern Sie noch heute Ihr Erstgespräch an!
Gern unterbreiten wir Ihnen ein individuelles und passgenaues Angebot rund um Ihre AZAV-Zulassung.
Fon: 030 787 19 121
Fax: 030 549 80 651
Mail:anfrage@akr-services.de
Comments are closed.