Wer sich als Bildungsanbieter zertifizieren lassen möchte, benötigt neben einem AZAV-konformen Leitbild für sein Qualitätsmanagement auch eine passende Unternehmensorganisation für Bildungsträger. Die Checkliste zur AZAV-Zertifizierung listet die benötigten Informationen sowie die Anforderungen an das Qualitätsmanagement im Bereich der Unternehmensorganisation auf. In diesem Beitrag erklären wir, wie die Organisation Ihres Unternehmens abgebildet werden muss und welche Punkte und Prozesse für die Zertifizierung als Bildungsträger wichtig sind.

Unternehmensführung und -organisation als Qualitätsfaktor
Die Struktur eines Unternehmens und seiner Prozesse ist der Rahmen für das tägliche Geschäft sowie für die langfristige Ausrichtung der Organisation. Wer sich im Bereich der beruflichen Bildung engagieren möchte, sollte bei der Unternehmensführung und -organisation zudem flexible Strukturen aufbauen, die eine schnelle Reaktion auf geänderte Anforderungen bei der beruflichen Ausbildung und Weiterbildung ermöglichen.
Die Unternehmensorganisation und -führung ist Teil des internen Audits, den Unternehmen vor dem AZAV-Antrag durchführen sollten. Dabei werden alle Informationen zur Organisation, den Zielen und der Qualitätspolitik des Unternehmens zusammengestellt. So soll unter anderem sichergestellt werden, dass ein AZAV-konformes Qualitätsmanagement etabliert wurde und die Anforderungen an die Unternehmensorganisation für Bildungsträger erfüllt sind.
Folgende Punkte sollen im Bereich Unternehmen, Organisation und Ziele für die Qualitätssicherung dokumentiert werden:
- Aufbauorganisation: Wie sieht die Struktur des Unternehmens aus? Welche Personen sind in diesem Aufbau für welchen Bereich (einzelne Abteilungen) verantwortlich?
- Ablauforganisation: Wie gestalten sich die Arbeitsprozesse? Wer übernimmt welche Aufgaben dabei?
- Unternehmensziele: Welche Ziele sind relevant für den Fachbereich und den Beruf, für die das Unternehmen die Zulassung als Bildungsträger beantragt? Wie werden die Zielvorhaben in der Praxis umgesetzt? Wie wird die Erreichung dieser Ziele überwacht?
- Interne Qualitätsprozesse: Welche Qualitätsziele wurden im Rahmen der Qualitätspolitik festgelegt? Wie werden diese Ziele regelmäßig überprüft?
Wozu dienen diese Angaben letztendlich? Gemäß § 2 der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) muss der Träger eine Darstellung seiner Organisations- und Personalstruktur angeben sowie nachweisen, dass diese Strukturen für die Durchführung von Maßnahmen der Arbeitsförderung geeignet sind.
Dieser Nachweis kann beispielsweise erbracht werden durch folgende Angaben:
- Organigramm für Aufbau- und Ablauforganisation
- Matrix mit Verantwortlichen
- Anzahl der Mitarbeitenden pro Fachbereich in der Unternehmensorganisation
- Beschreibungen der einzelnen Stellen
- Angabe der Unternehmensziele
- Auflistung der Qualitätsziele und Schritte der regelmäßigen Qualitätsprüfung
Arten der Unternehmensorganisation
Es gibt unterschiedliche Arten der Prozess- und Unternehmensorganisation für Bildungsträger. Die gängigsten Arten der Aufbauorganisation sind die funktionsorientierte und die prozessorientierte Unternehmensorganisation.
Prozessorientierte Unternehmensorganisation

Diese Form der Aufbauorganisation wirft einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen, seine Organisation und Prozesse. Sie nimmt sämtliche Geschäftsprozesse in den Fokus und richtet die Organisation des Unternehmens daran aus. Die Struktur des Unternehmens folgt dessen Kernprozessen (wertschöpfende Tätigkeiten) und bezieht auch Steuerungs- und Support-Prozesse ein. Diese lassen sich in Teilprozesse und einzelne Tätigkeiten gliedern. Der Vorteil dieses Aufbaus: Er ist effizient und legt das Hauptaugenmerk auf die internen Abläufe. Der Kunde steht dabei immer im Fokus des wirtschaftlichen Handelns. Dadurch können die Abläufe im Unternehmen bei geänderten Anforderungen schnell und zielgerichtet angepasst werden. Die Darstellung des Unternehmens und seiner Organisation wird allerdings komplexer.
Funktionsorientierte Organisation

Diese Aufbauorganisation wird auch „funktionale Organisation“ oder „Verrichtungsorganisation“ genannt. Sie gliedert das Unternehmen nach Aufgabenbereichen unterhalb der Unternehmensleitung. Die Leitung koordiniert die einzelnen Bereiche, wobei alle Mitarbeitenden exakt einen weisungsbefugten Vorgesetzten haben (Einliniensystem). Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die funktionale Organisation geeignet, wenn sie vor allem gleichartige, sich wiederholende Aufgaben wahrnehmen. Ein Vorteil dieser Organisation ist, dass sich das Unternehmen stark spezialisieren kann und Arbeitsabläufe transparent sind. Der Nachteil: Ein hoher Koordinationsaufwand bei bereichsübergreifenden Arbeiten, lange Kommunikationswege und eine geringere Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen.
Daneben gibt es viele weitere Arten der Unternehmensorganisation, wie die Sparten- oder Projektorganisation, die modulare Organisation oder die vernetzte Organisation. Auch Mischformen wie die Matrix-Organisation sind mittlerweile gängig, die Elemente der Funktion- und Prozessfokussierung verbinden.
Alle Modelle haben Vor- und Nachteile – es gibt also nicht die eine Unternehmensorganisation, die für Bildungsträger besonders geeignet ist. Einen Vorteil haben allerdings Strukturen, deren Aufbau und Prozesse flexibel auf Änderungen und neue Herausforderungen im Arbeitsmarkt sowie in den Bereichen berufliche Bildung und Management reagieren können. Wer noch in der Gründung ist und seinen Betrieb von Anfang an als Träger zertifizieren lassen will, sollte also direkt eine passende Unternehmensorganisation im Businessplan festlegen.

Die AZAV-Checkliste im Details
Lesen Sie mehr über die wichtigsten Prüfpunkte der AZAV-Checkliste
> Die Rolle des Leitbilds für Ihr Qualitätsmanagement
> Beschwerdemanagement im Qualitätsmanagement
> Unternehmensziele definieren
> Erwachsenenbildung: Pädagogik & Qualität
> Berufliche Aktivierung und Eingliederung
> Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter:innen
Unternehmensorganisation und Businessplan auf dem Prüfstand – Wir unterstützen Sie bei der AZAV Zertifizierung
Sie wollen im Bereich berufliche Bildung aktiv werden und sich als Träger zertifizieren lassen? Dann sollten Sie einen internen Audit durchführen und dabei die wichtigsten Informationen zu Ihrer Unternehmensorganisation zusammentragen. Um Ihre AZAV-Zulassung optimal vorzubereiten, gibt es allerdings noch mehr zu beachten. Unser ausführliches AZAV-Handbuch mit noch mehr Hinweisen und Tipps zu erforderlichen Dokumenten, gesetzlichen Anforderungen und Inhalten kann Sie bei Ihrer Zertifizierung als Bildungsträger unterstützen.
Über den gesamten Zertifizierungsprozess stehen wir Ihnen gerne mit Kompetenz und Erfahrung zur Seite. Als erfahrene AZAV-Beratung begleiten wir Unternehmen seit Jahren erfolgreich zur AZAV-Zulassung. Verlassen Sie sich auf unser Know-how und unser stets aktuelles Fachwissen.
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